Срок хранения документов о закупках по 44-ФЗ

После проведения закупки на руках у заказчика остается большое количество документов: план-графиков, планов, протоколов, контракта и так далее. Их необходимо заархивировать и отправить на хранение. Это делается на случай возникновения претензионных споров или проверки контролирующих органов. Но встает резонный вопрос, сколько лет следует хранить у себя эти документы.

Регламентируемые сроки

Однозначного ответа на вопрос 44-ФЗ не дает. Но в нем можно найти указания на сроки хранение документов, оставшихся после отдельных процедур. Так, в соответствии со статьей 53 заявки на участие в конкурсе, протоколы, вся конкурсная документация и изменения к ней подлежат хранению на протяжении трех лет. После этого заказчик на свое усмотрение может продолжить ее хранение или передать на уничтожение.

Аналогичная информация касается и закрытых аукционов. Порядок хранения документации, всех протоколов, а также разъяснений документации прописан в части 13 статья 90 44-ФЗ. Согласно этому пункту срок хранения составляет не менее трех лет.

Ответственность за хранение документации, связанной с электронными аукционами возлагается также и на электронные торговые площадки. Это установлено пунктом 10 статьи 60.

Трехгодичный срок хранения документов подтверждается и статьей 196 Гражданского кодекса. Именно такой период считается сроком исковой давности. Соответственно, более длительное хранение с точки зрения разрешения претензионных ситуаций не имеет смысла. 

Одновременно с этим Министерство культуры издало приказ №558 от 25.08.2010, в пунктах 272-279 утверждается перечень документов, подлежащих длительному хранению. Из этого приказа следует вывод, что всю документацию, имеющую отношение к закупкам государственных учреждений, необходимо хранить на протяжении пяти лет. Сведения о крупных закупках должны храниться не менее 10 лет.

Что же делать заказчику?

Приказ Минкультуры идет в разрез с 44-ФЗ. Согласно российскому законодательству федеральные законы имеют приоритет над приказами отдельных министерств. В связи с этим во избежание конфликтных ситуаций заказчику стоит руководствоваться следующими правилами:

1. Документы, которые относятся к закрытым аукционам и конкурсам, хранить на протяжении минимум трех лет.
2. Документы по всем остальным видам закупок хранить на протяжении пяти лет.
3. Всю документацию, которая касается крупных закупок, хранить не менее 10 лет. А по истечению этого срока передавать в архив.

Соблюдение таких правил поможет в будущем избежать конфликтных ситуаций при проверке контролирующими органами.